De participatiewet krijgt steeds meer vorm. In dat kader zien wij dat er bij veel organisaties binnen onze klantenkring organisatorische veranderingen plaatsvinden. Een voorbeeld daarvan zijn (nieuwe) doelgroepen die binnen de poorten van het bedrijf zullen komen. Doelgroepen die veelal vanuit de Sociale Dienst hun weg vinden naar het (nieuwe) Werkbedrijf
Ontwikkeltraject
Bij één van onze relaties kregen wij een case voorgeschoteld waarbij de organisatie werkgevers gaat benaderen met als doel om zo cliënten te plaatsen naar werk. Cliënten worden vanuit de Wet Werk en Bijstand aangemeld en krijgen een ontwikkeltraject aangeboden. Vanuit dit ontwikkeltraject wordt er een opleiding, een interne plaatsing of een externe plaatsing (detachering) gerealiseerd.
Managementrapportages
Binnen deze trajecten dienen trajectbegeleiders toezicht te houden op de voortgang en ontwikkeling van de cliënt. Verder is het wenselijk dat de facturatie geautomatiseerd vanuit COMPAS geregeld wordt. Hierbij hoort ook het ontwikkelen van gerichte managementrapportages. Overige interessante aandachtspunten zijn de relatie- en plaatsingsgegevens in COMPAS.
Relatiebeheer en CRM
Om dit te realiseren is er in samenwerking met de klant een trajectopzet gemaakt waarin het gehele productaanbod is geïnventariseerd. Dit productaanbod is vervolgens ingericht in COMPAS. Daarbij is aandacht besteed aan de financiële afspraken die de organisatie heeft gemaakt met externe inleners en opdrachtgevers. Dit alles met als doel om zo efficiënt mogelijk te werken. Verder is de CRM module van COMPAS slim ingezet om relatiebeheer en externe plaatsingen te beheren. Accountmanagers kunnen vanuit de CRM module gekoppeld worden aan een of meerdere relaties uit het klantportfolio. Jobcoaches beheren vanuit COMPAS dan weer de externe plaatsen.
Resultaten
Uiteindelijke resultaat van het project is dat per cliënt een maatwerk traject wordt gecreëerd en ingezet. Per traject wordt een trajectbegeleider aangemerkt die het traject in de werkvoorraad te zien krijgt. De trajectbegeleider krijgt tevens te zien hoeveel beschikbare begeleidingsuren er per trajectonderdeel te besteden zijn. Wanneer dergelijke zaken dus goed geregistreerd worden, kan van bovenaf gestuurd worden welke trajecten qua urenbegroting (en dus interne kosten) in de pas lopen.
Financieel inzicht
Grote winst is dat het management inzicht heeft in de financiële stromen van de opdracht die voor de gemeente wordt uitgevoerd. Richting opdrachtgevers is het eenvoudig rapporteren over o.a. trajectstatus, en in-/uitstroomcijfers per traject. In het kader van CRM heeft de Accountmanager nu een persoonlijke caseload. Daarin staan de organisaties waar hij of zij contact mee heeft. Hierbij kunnen bijvoorbeeld contactpersonen en documenten/notities worden aangemaakt. Tevens is exact te zien welke diensten en/of producten er geleverd worden. De Jobcoach heeft een caseload met daarin het werkaanbod per inlener. Met COMPAS kan dus vanuit meerdere oogpunten grip verkregen worden op het het proces van plaatsing, werkgeversbenadering en re-integratie.
Waar op letten?
Succesbepalende factoren binnen een project van organisatieverandering met COMPAS:
- De afspraken voor facturatie richting opdrachtgever/inlener moeten helder in beeld zijn;
- De administratieve organisatie moet volledig in kaart en ingericht zijn;
- De stuur- en managementrapportages moeten vooraf worden gedefinieerd;
- Er moet voldoende draagvlak binnen de organisatie aanwezig zijn om te veranderen van werkwijze;
- Er moet intern een projectleider worden aangesteld die de kar trekt.